Guide de l'administrateur - carpoolworld Collectivité Standard

Si vous ne vous êtes pas encore abonné, S.V.P. créez votre collectivité en procédant à la page de Collectivité Standard.

Votre Information de votre collectivité contrôle l'information affichée dans la bannière pour les utilisateurs de votre collectivité de covoiturage et contrôle aussi certains critères pour vos utilisateurs. Les items suivants sont particulièrement importants:

1. Courriel : c'est l'adresse de courriel qui sera utilisée lorsque les utilisateurs cliquent sur le lien de courrier électronique situé dans la bannière.
2. URL de votre site Web : C'est l' URL qui sera affiché dans votre bannière pour faire un lien à votre site, ce lien sera cliquable pour vos utilisateurs.
3. Adresse, ville, code postal, pays : C'est l'adresse de destination par défaut lorsqu'un nouvel utilisateur crée son trajet.
4. téléphone : C'est le numéro de téléphone qui affiché dans la portion du haut de la bannière. Habituellement c'est un numéro de téléphone que les utilisateurs pourront utiliser pour entrer en contact avec une personne de votre compagnie.
5. Suffixe de domaine de courriel pour limiter vos utilisateurs : Selon vos besoins, vous pouvez souhaiter limiter les utilisateurs de votre collectivité à utiliser seulement des adresses de courriel de votre suffixe de domaine. De cette façon, seulement les membres de votre organisation ayant une adresse de courriel de l'organisation pourront s'inscrire dans votre collectivité.
6. Affichez le lien de la page d'accueil de votre collectivité : Vous avez l'option d'afficher un lien vers votre page de groupe à partir de notre page d'accueil. Ainsi, en affichant votre nom, vous affichez vos bonnes intentions et aussi vous nous faites une bonne publicité. Vous démontrez votre engagement progressif à vos employés et à votre communauté. Mais c'est votre choix, et vous pouvez changer d'avis à n'importe quel moment !

Bannière

Vous nous fournissez votre bannière ou un format standard. Notre format standard de bannière contient 3 informations que vous pouvez modifier :

1. Le nom de votre collectivité / organisation qui agit également en tant que lien à votre site internet.
2. Votre adresse de courriel pour que vos utilisateurs puissent communiquer avec vous.
3. Votre numéro de téléphone.
4. Vous pouvez paramétriser toutes ces informations.
5. Vous avez un outil de téléchargement pour télécharger votre logo (. Gif,. Jpg,. Png) à carpoolworld.

Changement de couleur de fond Page

Vous pouvez spécifier une couleur de fond pour votre page et vous pouvez également faire référence à une image de fond.

Afficher une carte geographique des emplacements de votre Organisation

Vous pouvez voir une carte de tous les endroits de votre Organisation sur votre page carpoolworld.

Changer votre texte d'introduction

Vous pouvez spécifier n'importe quel texte, image, vidéo et code html dans votre page d'introduction. Nous fournissons un gabarit que vous pouvez modifier. Vous pouvez inclure votre code de Facebook et Twitter dans cette section.

Options de connexion des utilisateurs

En plus de l'option d'inscription régulière, vous pouvez choisir d'avoir vos utilisateurs s'inscrire automatiquement en leur fournissant la possibilité de se joindre en utilisant leur compte Facebook ou Google

• Facebook
• Google

Dernière activité utilisateur

Vous avez les options suivantes sont disponibles pour montrer les activités récentes de vos utilisateur:

• Afficher Total des voyages enregistrés
• Afficher Les valeurs d'épargne
• Afficher Les villes les plus populaires pour le covoiturage À (Destination du Trajet)
• Afficher Les villes les plus populaires pour le covoiturage Ville de destination
• Afficher Membres vedettes

Langue

Vous pouvez choisir une langue spécifique pour votre groupe et vous pouvez également choisir d'afficher le choix de langue dans la navigation en bas de page.

Statistiques d'utilisation et Titre en bas de page

Vous avez l'option d'enregistrer vos Statistiques d'utilisation (pages qui sont visitées) en utilisant votre logiciel favori d'analyse de trafic web. Par exemple Google Analytics est gratuit en vous enregistrant à www.google.com/analytics/ une fois votre profil créé, Google vous donnera un code spécial (Javascript) que vous pouvez insérer dans la zone de 'Titre en bas de page'. Veuillez noter que d'autres produits sont aussi disponible et le code pour ces produits d'analyse de trafic web devront être insérés dans la zone. Une fois que la zone est activée, les statistiques d'utilisation seront cumulées pour les utiliseurs qui accèdent vos pages de groupe.

Vous pouvez prédéfinir des emplacements pour les bureaux de votre société, organisation, le campus de votre école et des évènements qui seront utilisés juste une fois (comme un pique-nique organisé pour la société). Cette fonctionnalité est utilisée par les membres de la collectivité pour accélérer la création du trajet sans avoir a connaitre l'adresse exacte de la destination, celle-ci est affichée dans une barre déroulante qui lorsque sélectionnée remplie automatiquement les zones d'adresse d'arrivée.

1. L'adresse de votre bureau, le locations de vos campus, les sites.
2. Les horaires de travail de votre organisation.
3. Vous pouvez également définir des événements ponctuels (réunions hors site, concerts, événements scolaires, etc) qui expirera automatiquement après la date de l'événement.

Lorsque vous entrez votre code d'utilisateur et mot de passe d'administrateur à l'ouverture de la session vous serez automatiquement redirigé vers la page d'administration de votre collectivité de covoiturage. Le lien d'administrateur restera actif tout au long de votre session.

La liste des trajets

En tant qu'administrateur, vous avez plein accès à toute l'information écrite par tous les utilisateurs qui se sont enregistrés via votre page de collectivité de carpoolworld. La page de l'administrateur affiche 20 entrées à la fois, des plus récents aux plus anciens. Vous avez la possibilité de choisir un / des sous-ensembles de vos utilisateurs:

1. Vous pouvez afficher une page spécifique en la sélectionnant au panneau de contrôle.
2. Vous pouvez écrire une valeur de recherche pour trouver n'importe quel nom ou adresse de courriel. Entrez votre valeur dan le formulaire et toute les utilisateurs qui ont un nom ou une adresse de courriel qui corresponds à la valeur entrée seront affichés. Les minuscules et majuscule ne sont pas pris en considérations. La liste résultante inclura toutes les entrées qui contiennent la valeur de recherche n'importe où dans le nom de l'utilisateur (pseudonyme) ou dans son adresse de courriel.
3. Vous pouvez choisir tous les trajets ou les trajets actifs (les utilisateurs peuvent modifier le statut de leur trajet en le rendant inactif, ce qui leur permet de garder leur trajet en veille et de le réactiver lorsque nécessaire. Ceci leur permet aussi d'effectuer des recherches de jumelage tout en gardant leur profil caché des autres utilisateurs.
4. Vous pouvez sélectionner tous les voyages ou trajets confirmés. Les trajets confirmés sont ceux où l'utilisateur a répondu pour confirmer qu'il a fourni un courriel valide. Les trajets non confirmés peuvent ou peuvent ne pas avoir été entrés avec des adresses de courrier électronique valides.
5. Vous pouvez choisir entre les trajets qui n'ont pas été correctement géocodés. Ceci vous permet de réviser et corriger des adresses pour les trajets qui ont été mal spécifiés et qui ne sont pas géocodés automatiquement. Parfois les utilisateurs entrent les mêmes adresses de départ et d'arrivée ou ne spécifient pas correctement la ville / province et code postal. Le personnel de carpoolworld.com passe en revue et corrige ces adresses mais l'administrateur local peut aussi le faire si désiré. Notez que les trajets identifiés pour être supprimés sont purgé de la liste après 30 jours d'inactivité.

Maintenir la liste des utilisateurs

1. Cliquez sur "Statut de voyage" Vous pouvez cliquer sur le lien Statut pour supprimer / désactiver / réactiver voyage d'un utilisateur.
2. Cliquez sur "Mon Trajet" Vous pouvez cliquer sur le lien d'un utilisateur pour visualiser ou modifier les données de son trajet. Si par exemple le nom de la ville est mal épelé, vous pourrez modifier l'épellation et enregistrer le changement. Vous pouvez aussi supprimer l'enregistrement (rappelez-vous qu'il y a 30 jours de délais avant que l'enregistrement soit purgé réellement).
3. Cliquez sur "Mes Jumelages" Vous pouvez cliquer sur recherche pour voir les jumelages de cet utilisateur.
4. Cliquez sur "Mes préférences" Vous pouvez cliquer sur l'utilisateur pour voir l'information de référence additionnelle.
5. Cliquez sur Vous pouvez envoyer un courriel en cliquant sur l'adresse de courriel de l'utilisateur.
6. Cliquez sur "Vedette" pour montrer ce voyage dans la section vedette de la page d'accueil de votre collectivité

Autres Détails

La majeure partie des informations affichées sur l'écran sont explicites, mais veuillez noter les articles suivants:

1. Pour les utilisateurs qui n'ont pas encore confirmé leur adresse électronique, l'utilisateur dispose de nombreux moyens pour redemander le code, mais si on vous demande, vous pouvez le voir ici. S'ils disent qu'ils ne reçoivent pas leur mail de confirmation, vous voudrez peut-être de vérifier qu'ils ont spécifié leur email correctement dans le formulaire d'information trajet. Chaque fois qu'un utilisateur change son courriel nous lui envoyons un nouveau code de confirmation.

Téléchargez votre fichier kml d'emplacements

Affichez vos propres points d'intérêt pour vos usagers (parking incitatif, Slug lines, parkings pour le covoiturage) à l'aide des outils Google Maps, les icônes fournies ou vos propres images. Vous pouvez trouver des vidéos et des tutoriels sur la création de fichiers KML de Google Maps ou Google Earth. Une fois que le fichier est prêt, exportez-le dans google maps dans un format kml, puis importez-le dans carpoolworld. Voir les instructions étape par étape sur la façon de le faire vous-même:

1. Allez à google maps
2. Cliquez sur le bouton "Mes adresses" du menu.
3. Cliquez sur le "mes cartes", ensuite le bouton "CRÉER UNE CARTE"
4. Si nécessaire suivre le tutoriel interactif. Créez vos points d'intérêt en utilisant l'outil "Ajouter un repère". Vous pouvez également tracer des lignes droites ou des lignes le long des routes ou des formes. Vous pouvez créer autant de repères, de nombreuses lignes et de formes que vous avez besoin.
5. Une fois que vous avez terminé d'éditer votre carte, l'exporter vers un fichier KML en cliquant sur le lien "KML". Ceci va télécharger le fichier kml sur votre ordinateur.
6. Connectez-vous pour utiliser les outils d'administration carpoolworld et téléchargez le fichier en utilisant le menu: Téléchargez votre fichier kml d'emplacements

Utilisez notre fonction "importation à partir d'un fichier .CSV" pour importer une liste d'utilisateurs stockés dans un fichier csv ou spreasheet. Téléchargez le fichier, puis utiliser notre fonction d'importation pour créer les voyages vers carpoolworld. Toutes les entrées sont validées avant d'être ajoutés au groupe. Cette fonction peut également être utilisée pour supprimer une liste d'utilisateurs, par exemple, les employés qui ont quitté l'entreprise ou les étudiants qui ne sont plus actifs dans votre école.

Les listes de jumelage sont envoyées automatiquement par courriel en fonction de la fréquence de prédilection de l'utilisateur, mais l'administrateur peut choisir de désactiver la fonction automatique d'envoi des liste de jumelage et envoyer les listes manuellement pour les personnes ou pour l'ensemble de la collectivité. La liste de jumelage exécute la même fonction que l'utilisateur peut effectuer lui-même / elle-même quand ils se connectent. Le match-liste sera envoyée à l'utilisateur par courrier électronique. Avec la liste de jumelage, vous pouvez envoyer votre propre message. Le système enregistre texte de votre message et vous pouvez réutiliser le texte sur les courriels subséquents ou le modifier.

Vous avez la possibilité de créer et envoyer des invitations à une liste de courriels ou vous pouvez imprimer et distribuer les invitations par courrier ou les remettre à vos utilisateurs lors d'une réunion de "kick-off" de votre programme de covoiturage, ou simplement les remettre à votre nouvel employé lors de son embauche. Chaque invitation a un code unique. Ce code est une mesure additionnelle de vérification, mais ne remplace pas nos Conditions générales d’utilisation . Vous pouvez configurer votre collectivité CarpoolWorld pour afficher et valider ce code d'invitation personnelle lorsque l'utilisateur enregistre ses informations de trajet.

Activation du module invitation

Accèdez aux paramètres de configuration carpoolworld et changez la configuration dans la section du module invitation la zone code d'invitation personnelle à "voir" et "valider" . Si vous choisissez d'afficher le code d'invitation personnelle, alors l'utilisateur aura un champ d'entrée supplémentaires sur le formulaire d'inscription de trajet. Si vous souhaitez valider le code d'invitation personnelle, le code sera validé afin de s'assurer qu'il n'a pas déjà été utilisé et qu'il est un code valide qui n'a pas encore expiré.

Génération des invitations

Nous avons créé un gabarit d'invitation pour votre collectivité pour vous aider à démarrer mais s'il vous plaît voir les informations ci-dessous sur la façon de procéder. S'il vous plaît noter que vous pouvez créer, produire et tester différents textes/formats d'invitations avant de les envoyer par courriel ou de les imprimer.

1. Choisissez le nombre d'invitations à imprimer (si applicable).
2. Si vous souhaitez envoyer des invitations par courriel, s.v.p. spécifier la liste de toutes les adresses de courriel dans la case prévue. Chaque courriel doit être séparée par une virgule (,).
3. Précisez le nombre de jours avant l'expiration de l'invitation, et reviser le texte généré ci-dessous pour la date spécifiée de l'expiration des invitations.
4. Précisez la longueur du code d'invitation personnelle (généré aléatoirement) (3 à 11 caractères).
5. Précisez vos couleurs pour les titres et le texte.
6. Envoyez votre image de fond invitation (8 1/2po. X 11po.).
7. Mise à jour le texte à imprimer sur les invitations dans chaque section (il s'agit d'un texte fourni par défaut, vous pouvez changer le texte et l'amender, si vous l'effacez, il sera actualisé avec un texte par défaut).
8. Précisez un filigrane si nécessaire.
9. Précisez votre courriel si vous souhaitez recevoir un fichier pdf des invitations à être imprimées.
10. Cliquez sur "Générer invitations test temporaire" et reviser le contenu et le formatage invitation avant de générer les invitations réelle à être imprimées et envoyées par courriel.

Suivi de vos invitations

Vous vous demandez combien d'invitations vous avez envoyé et combien d'utilisateurs se sont enregistrés? Vous pouvez mesurer l'efficacité de vos efforts de marketing en voyant pour chaque lot d'invitations envoyées, le nombre de gens qui se sont réellement enregistrés. Par exemple, vous pouvez cibler les appels d'un groupe spécifique d'utilisateurs (le groupe d'âge, type de classe, service, département), puis vous envoyez un lot d'invitations et mesurez la performance par le nombre de personnes qui se sont inscrits suivant la distribution de ces invitations (s'il vous plaît assurez-vous que le module est activé avant d'utiliser cette fonction).

Vous avez la possibilité de mesurer l'efficacité du programme de covoiturage de votre organisation pour Miles enregistrées, l'empreinte carbone, CO2 économisées, distance moyenne parcourue et d'autres mesures telles que le temps et l'argent économisé en utilisant le module d'analyse de mode de déplacement.

Activation du module d'épargne de déplacements

Accès aux paramètres de configuration et de changer la configuration du module d'épargne de déplacements pour spécifier si le "épargne Commute Entrée" pour vos utilisateurs "facultatif", "caché" ou "obligatoire". Vous devez également spécifier par défaut pour votre collectivité CarpoolWorld pour envoyer des rappels d'épargne et de la fréquence de ces rappels par courrier électronique le cas échéant. Lorsque vous choisissez d'avoir l'entrée module d'épargne de déplacements comme:

• Si vous utilisez le paramètre "cachés", puis le module n'est pas actif, l'utilisateur verra immédiatement leur liste de jumelage et aucune analyse des données seront dérivées à partir de vos navetteurs pour analyse.
• "Facultatif", vos utilisateurs seront invités, s'ils le souhaitent recevoir leurs habitudes de transport par courriel et la fréquence des rappels. Les valeurs par défaut spécifiés pour le groupe carpoolworld sera affiché et l'utilisateur peut modifier ces paramètres. Si l'utilisateur choisit de compléter leurs habitudes de transport, ils devront entrer leurs habitudes de transport avant de voir leur liste de jumelage. Sinon, ils seront présentés avec leur liste de jumelage pour contacter les autres utilisateurs pour partager un voyage.
• Si vous utilisez le paramètre «obligatoire», les utilisateurs seront présentés avec les habitudes de navettage et entrée d'épargne avant de voir leur liste de jumelage, et ils recevront des rappels par courriel s'il ya lieu, en fonction du paramètre par défaut de votre collectivité.

Pour plus de détails sur les habitudes de transport et l'entrée des économies pour votre collectivité d'utilisateurs carpoolworld, s'il vous plaît voir notre Aide.

L'Analyse des modes de transport est affichée par semaine, on y inclut les méthodes de déplacement et l'efficacité de votre collectivité CarpoolWorld pour chacun des modes déclarés par vos utilisateurs. L'information suivante est affichée:
Cliquez pour voir un échantillon.

• Mode de navettage
• Fréquence % de chaque mode (basé sur le nombre de fois que chaque utilisateur a choisi ce mode de transport)
• Distance totale de transport
• Bénéfice d'efficacité
• Miles épargnés
• Distance voyagée
• Empreinte carbone
• CO2 Épargné

Les extractions

• CSV
• SVG
• HTML

Les renseignements suivants sont extraits et mesurés:

• CO2
• Durée
• Distance
• Coûts

Les données peuvent être regroupées par:

• Année
• Mois
• Semaine
• État
• City
• Pseudo

Vous pouvez également sélectionner une plage de dates et une gamme de latitude/longitudes d'origine et de destination.