Guía del administrador - Carpoolworld Grupo de Carpool Estandar

Si todavía no lo haz hecho, por favor solicita tu Grupo de Carpool Estandar.

Puedes editar la información del banner que se muestra a los usuarios de tu grupo de viajes compartidos de CarpoolWorld así como editar ajustes para tus usuarios. Los siguientes ítems son particularmente importantes:

1. Correo electrónico: es la dirección de correo electrónico de soporte que será utilizada cuando los usuarios hagan clic sobre el enlace del banner (básicamente es la dirección de correo electrónico de soporte para tu grupo). Si en la configuración utilizas el correo electrónico driver@carpoolworld.com, nosotros nos ocuparemos de brindar el soporte necesario.
2. URL del sitio web de tu organización: es la URL que será utilizada cuando el usuario haga clic sobre la imagen o el enlace del banner (normalmente se utiliza para que el usuario regrese a tu sitio web o a la intranet desde nuestro sitio).
3. Dirección, Ciudad/Estado/Código postal/País : es la dirección asignada por defecto al lugar trabajo cuando los usuarios nuevos ingresen a través de tu página.
4. Teléfono: aparecerá en el banner con la información de contacto.
5. Dominio(s) de correo electrónico para restringir a tus usuarios: dependiendo de tus necesidades, puedes restringir que los usuarios de tu grupo de CarpoolWorld tengan direcciones de correo electrónico válidas asignadas por tu organización. Esto te asegura que cada persona en tu grupo sea realmente un miembro de tu organización. Si tienes dominios múltiples, puedes especificarlos al separarlos con una coma.
6. Muestra el logo de tu organización en nuestra lista de grupos registrados: Carpoolworld puede o no incluir una lista de los grupos registrados en su página de inicio. Si incluimos tu nombre, es bueno para nosotros ya que esto indica que tenemos clientes satisfechos y es bueno para ti, ya que demuestra tu compromiso de proporcionar un servicio significativo a tus empleados y/o tu comunidad. Pero es tu decisión y puedes modificarla en cualquier momento.

Banner

Nuestro formato banner contiene información que puedes editar:

1. Nombre de tu organización ('Grupo'), que también funciona como vínculo a tu sitio web.
2. Tu e-mail de contacto para que tus usuarios puedan comunicarse contigo.
3. Tu número de teléfono ('Teléfono').
4. Mediante las herramientas extras disponibles, puedes editar tu propio logotipo y tus colores, y dar formato avanzado al código HTML incrustado para mostrar tu propio estilo y tus colores según tus necesidades.
5. Existe una herramienta para subir tu logotipo (Gif, Jpg, Png) a Carpoolworld.

Cambiar el estilo de tu sitio web

Puedes seleccionar cualquier color para el fondo de su página, se puede modificar la hoja de estilo para que incluya la fuente que más te guste, en el tamaño que desees, y puedes configurar todas las características del sitio web para que se ajusten a las necesidades y el estilo de tu organización.

Mostrar un mapa de ubicaciones de tu Organización

Puedes mostrar un mapa de todas las ubicaciones de tu Organización en tu página de CarpoolWorld.

Cambiar la introducción de tu página

Puedes incluir cualquier texto, enlace, video incrustado o código HTML en la introducción de tu página. Ofrecemos una plantilla que puedes modificar dependiendo de las especificaciones de tu organización. También puedes incrustar aquí el Síguenos en Facebook y el código API de Twitter

Opciones de inicio de sesión del usuario

Además de la opción de registro regular, puedes elegir que tus usuarios se salten de forma automática el proceso de confirmación por correo electrónico dándoles la opción de unirse con:

• Facebook
• Google

Última actividad del usuario

Dispones de las siguientes opciones para mostrar la última actividad de tus usuarios:

• Mostrar Total de viajes registrados
• Mostrar Valores de ahorros
• Mostrar Más popular ciudad de origen
• Mostrar Más popular ciudad de destino
• Mostrar Miembros destacados

Idioma

Puedes elegir un idioma específico para tu página y tu grupo, o puedes elegir que la barra de idiomas aparezca al final de la página.

Recopilar estadísticas de visitas a su página

Es posible realizar un seguimiento del uso del sitio (páginas visitadas por los usuarios de su grupo de CarpoolWorld, y el número de veces que sus usuarios han iniciado sesión), utilizando su software preferido de análisis web. Por ejemplo, puede usar el producto Google Analytics de forma gratuita al registrarse en www.google.com/analytics/ una vez que hayas creado un perfil, Google te proporcionará un código (Java) para que después lo "cortes y pegues" en el sistema de CarpoolWorld en el campo de formulario suministrado para el "Pie de página". Por favor, ten en cuenta que otros productos también están disponibles y que el código para ellos puede ser insertado en el campo de pie de página. Una vez que la información de pie de página en el formulario se ha enviado, las estadísticas de uso se recopilarán a medida que los usuarios accedan a tus páginas de grupos de CarpoolWorld.

Puedes determinar todas sus ubicaciones y eventos utilizando la herramienta de ubicación. Cuando el administrador establece ubicaciones u eventos por defecto, serán automáticamente visibles para los viajeros del grupo de CarpoolWorld en una lista desplegable en la página de registro del viaje. Cuando los viajeros seleccionen uno de los orígenes o destinos, la aplicación completará automáticamente la dirección, ciudad, estado/provincia, código postal, horarios, y el nombre de la ubicación u evento. Para agilizar el proceso de inicio de sesión y evitar errores de tipeo, los viajeros podrán filtrar el nombre de la ubicación u evento en sus listas de resultados. Existen muchas formas de utilizar el panel de ubicación/evento. Puedes configurar tus eventos para establecer:

1. La ubicación de la oficina, campus u otros lugares de tu organización.
2. Los turnos laborales de tu organización.
3. También puedes establecer eventos únicos (reuniones empresariales externas, conciertos, eventos escolares, etc.) que caducarán automáticamente después de la fecha de los mismos.

Cuando ingresas con usuario y contraseña de administrador, serás automáticamente dirigido a la página de mantenimiento del administrador. Mientras permanezcas en sesión, tendrás una pestaña de 'Admin' en la parte superior que te llevará de nuevo a la página de mantenimiento del administrador.

Trabajar con una lista de viajes

Como administrador, tienes acceso completo a toda la información que haya sido ingresada por todos los usuarios que se registraron a través de tu página de inicio de sesión de www.carpoolworld.com. La página de mantenimiento del administrador mostrará 20 entradas a la vez, de la más reciente a la más antigua. Puedes seleccionar los subconjuntos de la base de datos de tus usuarios con los que quieras trabajar:

1. Puedes utilizar el control de página para trasladarte a cualquier página.
2. Puedes buscar cualquier nombre o dirección de correo electrónico. Introduce lo que desees buscar y pulsa Enter. Las mayúsculas y minúsculas no influyen. La lista resultante incluirá todas las entradas que contengan el "nombre de usuario" del viajero buscado (no su nombre real, el cual no almacenamos) o su dirección de correo electrónico.
3. Puedes seleccionar "Todos los Viajes" o "Viajes Activos" (los usuarios pueden cambiar el estado de sus viajes a "pasivo", lo que les permite buscar viajes y mantener almacenada la información sus viajes, pero estos viajes no se mostrarán a otros usuarios que busquen resultados).
4. Puedes seleccionar "Todos los Viajes" o "Viajes Confirmados". Los viajes confirmados son aquellos en que los que el usuario ha confirmado que la dirección de correo electrónico dada es válida. Los viajes sin confirmar pueden o no tener una dirección de correo electrónico válida.
5. Puedes seleccionar entre los viajes que estén o no correctamente geocodificados. Esto te permite revisar y corregir las direcciones de aquellos viajes que no fueron correctamente geocodificados. Aveces esto sucede porque el usuario incorporó solamente una dirección (casa o trabajo) y no proporcionó suficiente información, o la información era incorrecta. El personal de CarpoolWorld revisa y corrige constantemente estas direcciones, pero el administrador del grupo puede hacerlo también. Ten en cuenta que los viajes marcados como 'Eliminados' serán borrados de la base de datos 30 días después del último ingreso del usuario.

Trabajar con usuarios individuales

1. Haz clic en "Estado" para eliminar / desactivar / reactivar el viaje de un usuario.
2. Haz clic en "Mi viaje" para ver o modificar los datos del usuario. Dentro del perfil del usuario, puedes realizar cambios, si fuera necesario (por ejemplo borrar la información inadecuada que el usuario pudo haber incorporado en el texto de la descripción), y puedes también borrar el perfil del usuario si fuera necesario (recuerda que el perfil se borrará pasados 30 días).
3. Haz clic en "Mis resultados" para ver la lista de resultados del usuario.
4. Haz clic en "Mis preferencias" para ver información de referencia adicional.
5. Haz clic en la dirección de correo electrónico del usuario para enviarle un correo.
6. Haz clic en "Destacado" para mostrar este viaje en la sección destacada de la página de bienvenida de tu grupo

Otros detalles

El resto de la información que se muestra en la pantalla se explica por sí misma. Pero ten en cuenta lo siguiente:

1. Para los usuarios que todavía no han confirmado su dirección de correo electrónico. Hay muchas maneras en que pueden pedirnos de nuevo dicho código. Si mencionan que no han recibido su correo de confirmación, puedes revisar que hayan ingresado su dirección de correo electrónico correctamente en el formulario que contiene la información del viaje. Siempre que un usuario cambie su dirección de correo electrónico nosotros le enviamos un nuevo correo de confirmación.

Subir archivo KML con las ubicaciones de tu grupo

Muestra tus propios puntos de interés (ubicación de trabajo/escuela, aparcamientos disuasorios, ubicación de puntos de encuentro de viajes compartidos, puntos de circulación masiva) en el mapa que compartas con tus usuarios utilizando las herramientas de Google mapas y los iconos proporcionados o tus propias imágenes. Puedes encontrar videos y tutoriales acerca de cómo generar archivos KML de Google Maps o Google Earth. Una vez que el archivo esté listo, guárdalo en Google Maps en un formato kml, luego impórtalo a CarpoolWorld. Lee las instrucciones paso a paso sobre cómo hacerlo tú mismo:

1. google maps." >google maps." >google maps." >google maps." >google maps." >google maps." >Ir a Google Maps.
2. Haz clic en
3. Haz clic en
4. Si es necesario, sigue el tutorial interactivo. Crea tus puntos de interés mediante la opción "añadir marca de posición". También puedes dibujar líneas rectas o líneas a lo largo de los caminos o distintas formas. Puedes crear tantas marcas de posición, líneas y formas como necesites.
5. Una vez que hayas terminado de editar el mapa, expórtalo a un archivo KML haciendo clic en
6. Accede a las herramientas de administración CarpoolWorld para cargar el archivo utilizando el menú: Subir archivo KML con las ubicaciones de tu grupo

Utilice nuestra función "importar .csv" para importar una lista de usuarios almacenados en un archivo csv o spreadsheet. Sube el archivo y a continuación, utiliza nuestra función de importación para crear lo viajes en CarpoolWorld. Esta función también se puede utilizar para eliminar una lista de usuarios, por ejemplo, los empleados que han dejado la empresa o los alumnos que ya no están activos en su escuela.

Por defecto, las listas de compañeros de viaje son generadas automáticamente en base a la frecuencia y preferencia del viajero, sin embargo, el administrador puede deshabilitar la generación automática de listas y podría decidir enviar listados manuales a individuos o a grupos enteros. Puedes enviar una lista de compañeros de viaje a cada usuario que aparezca actualmente en la lista (basada en los criterios de filtración actualmente en efecto). Puedes también generar una lista de compañeros para un individuo haciendo click en la función al lado de su entrada en la lista. La lista de compañeros, realiza la misma función que el usuario podría realizar por sí mismo cuando se abre una sección. Pero dependiendo de cómo manejes tu servicio, puedes generar las listas de las parejas immediatamente, periódicamente o a petición. La lista de las parejas será enviada al usuario en un e-mail. Le pedirán confirmar la lista de compañeros antes de que se envíe. Esto es importante porque si tienes una comunidad grande de usuarios, esta característica permite que envíes un E-mail a cada uno de una vez con solo apretar un botón (cada usuario recibiría su propia lista de parejas). Junto con la lista de parejas, puedes enviar tu propio mensaje. El sistema registrará el texto del mensaje y tu puedes reutilizarlo en subsecuentes e-mails o cambiarlo.

Puedes crear y enviar invitaciones a una lista de direcciones de correo electrónico o puede imprimir y distribuir las invitaciones por correo postal o entregar las invitaciones en mano, en una reunión de padres de la escuela, como parte de un paquete de empleados nuevos, etc. Cada invitación tiene un código de invitación personal único generado por el sistema. Este código aumenta el nivel de privacidad para los usuarios de su grupo de CarpoolWorld, pero cuando se comuniquen con otros usuarios del grupo, deberán determinar por sí mismos qué tipo de información comparten, tal y como se establece en nuestro Políticas de Seguridad y Privacidad y Términos de uso Puedes configurar tu grupo de CarpoolWorld para mostrar y validar el código de invitación personal cuando los viajeros registren la información de sus viajes.

Activar el módulo de invitación

Acceda a los ajustes de configuración de grupo de CarpoolWorld y cambie el módulo de invitación para

Generar invitaciones

Hemos creado una plantilla de invitación para tu grupo para que puedes empezar, pero por favor mira la información a continuación sobre cómo proceder. Ten en cuenta que puedes crear, generar y probar diferentes textos y formatos para las invitaciones antes de enviarlas por correo electrónico o imprimirlas.

1. Selecciona el número de invitaciones a imprimir (si es el caso).
2. Si desea enviar invitaciones por correo electrónico, liste todas las direcciones de correo electrónico en la casilla correspondiente. Cada dirección de correo electrónico debe estar separada por una coma (,).
3. Especifica el número de días antes de que la invitación caduque.
4. Especifica la longitud del código de invitación personal único generado por el sistema aleatoriamente (de 3 a 11 caracteres).
5. Especifique los colores de los textos y encabezados.
6. Sube una foto para utilizar como fondo en tu invitación (8 1/2in. X 11 in.).
7. Actualiza el texto a imprimir en las invitaciones en cada sección (se proporciona un texto por defecto, puede cambiarlo y modificarlo, si lo deja en blanco, se actualizará al texto por defecto).
8. Especifica una marca de agua si fuera el caso.
9. Especifica tu dirección de correo electrónico si quieres recibir un archivo en PDF con las invitaciones que se van a imprimir.
10. Haz clic en "Generar invitaciones temporales de prueba" y revisa el contenido y el formato de las invitaciones antes de generar las invitaciones reales que se imprimen y se envían por correo electrónico.

Controlar tus invitaciones

¿Te haz preguntado cuántas invitaciones has enviado y cuántos viajeros se han registrado? Puedes medir la efectividad de tus esfuerzos de marketing revisando cuánta gente se ha registrado por cada paquete de invitaciones enviado. Por ejemplo, puedes dirigir las invitaciones a un grupo determinado de usuarios (por edad, clase, tipo, departamento, turno). Envías entonces el paquete de invitaciones y puedes medir su efectividad por el número de personas que se han registrado (por favor, asegúrate de que el módulo esté activado antes de utilizar esta función).

Tienes la posibilidad de medir la efectividad del programa de viajes compartido de tu organización por Millas Ahorradas, Huella de Carbono, CO2 ahorrado, distancia media de viajes y dinero ahorrado utilizando el módulo de análisis de modos de desplazamiento.

Activar el módulo de ahorro de viajes compartidos

Accede a los ajustes de configuración y cambia la configuración del módulo de ahorro de viajes compartidos.

• "oculto", el módulo no estará activo, el viajero visualizará inmediatamente su lista de resultados y no se recolectaran datos para el análisis.
• "opcional", se les preguntará a tus usuarios si desean registrar sus hábitos de desplazamiento, y si desean recibir recordatorios por correo electrónico y la frecuencia de estos. Se mostrarán los valores predeterminados por defecto para el grupo de CarpoolWorld y el usuario puede cambiar los valores predeterminados a su elección. Si el usuario elije registrar sus hábitos de desplazamiento, este visualizará la entrada de hábitos de desplazamientos y ahorros antes de visualizar su lista de resultados. Si los usuarios no desean registrar sus ahorros, directamente visualizarán su lista de resultados para ponerse en contacto con otros viajeros para coordinar viajes compartidos.
• "obligatorio", los usuarios visualizarán la entrada de hábitos de desplazamientos y ahorros antes de que puedan visualizar su lista de resultados, y recibirán recordatorios por correo electrónico si fuera el caso, a partir de los ajustes por defecto del grupo de CarpoolWorld. También proporcionamos un informe de morosidad, para mostrar el número de días desde la última fecha de notificación del usuario, que puede ser usado para recordarle a los usuarios que ingresen sus hábitos de desplazamientos.

Para más detalles acerca de los hábitos de desplazamiento y ahorro de los usuarios de tu grupo de CarpoolWorld, por favor, consulta nuestra ayuda.

El análisis del modo de desplazamiento muestra semanalmente los métodos de desplazamiento de los usuarios de tu grupo y su eficiencia. Un gráfico de torta representa las distancias recorridas por modo de desplazamiento. Se puede utilizar la herramienta de análisis para comparar semanas y llevar así un control del progreso del grupo y los cambios de eficiencia. También puede utilizarse para comparar las estadísticas del grupo con las de la ciudad, y los usuarios pueden comparar sus propios hábitos con los de su grupo o ciudad. Un gráfico de barras muestra las diferencias. Se muestra la siguiente información:
Haz clic para ver un ejemplo..

• Modo de desplazamiento
• Frecuencia (%) de uso de cada modo (basada en el número de veces que cada viajero elige ese modo de transporte)
• Distancia total
• Beneficio de eficiencia
• Millas ahorradas
• Distancia efectiva
• Huella de Carbono
• CO2 ahorrados

Las extracciones

• CSV
• SVG
• HTML

La siguiente información se extrae y se mide:

• CO2
• Duración
• Distancia
• Costos

Los datos se pueden agrupar por:

• Año
• Mes
• Semana
• Estado
• Ciudad
• Nombre de usuario

También puede seleccionar un rango de fechas y una amplia latitud de origen y destino y longitudes.